Конфиденциальность и защита данных
Чертежи, патентные заявки и регистрационные досье — это не текст для публичного онлайн-переводчика. Рассказываем, как мы храним, защищаем и удаляем ваши документы и почему NDA подписывается за 2 часа, а не за две недели.
Техническая документация редко бывает нейтральным текстом. В чертеже — допуски и посадки, которые составляют ноу-хау конструктора. В заявке на патент — формула изобретения, которая не должна попасть в публичное поле до даты подачи. В регистрационном досье на медицинское изделие — состав и результаты испытаний, интересные не только регулятору. Когда инженер под дедлайн вставляет такой текст в бесплатный Google Translate или DeepL, чтобы быстро понять содержание, документ уходит на серверы за пределами России, а условия использования сервиса — в лучшем случае молчат о том, что происходит с текстом дальше, в худшем — прямо разрешают использовать присланные данные для улучшения и обучения моделей.
У бесплатных и большинства «профессиональных» тарифов зарубежных MT-сервисов нет NDA с конкретным юридическим лицом, нет предусмотренной договором ответственности за утечку и нет возможности подписать соглашение по российскому праву: сама компания часто не имеет представительства в РФ, а её серверы физически находятся в ЕС или США. Даже если утечки не произойдёт, юридически вы не сможете доказать, что приняли разумные меры защиты конфиденциальной информации, — обязательство о неразглашении попросту не с кем подписать.
Мы работаем иначе с самого начала обращения: документы обрабатываются на серверах в России, доступ к тексту заказа получает только закреплённый за проектом инженер-редактор, а NDA — не формальность на бумаге, а договор, который подписывается за 2 часа, до того как мы откроем первый файл.
Где и как хранятся данные
Инфраструктура заказа физически и юридически находится в российской юрисдикции — это снимает главный риск передачи документации за рубеж.
Файлы заказа, черновики перевода и переписка по проекту хранятся на серверах, физически расположенных на территории РФ — документ не покидает российскую юрисдикцию ни на одном этапе работы.
Загрузка и выгрузка файлов идёт по защищённому TLS-соединению, хранилище заказов зашифровано — перехват трафика или доступ к диску без ключей не позволяет прочитать содержимое документа.
Документ видят инженер-редактор, назначенный на проект, и модуль AI-черновика — не «вся команда» и не сторонние фрилансеры. Список лиц с доступом фиксируется в карточке проекта и предоставляется по запросу.
После подтверждения приёмки заказа исходные файлы и черновики хранятся 90 дней — на случай уточняющих правок — и затем удаляются безвозвратно. Более короткий срок можно закрепить отдельным пунктом NDA.
NDA за 2 часа
Для чертежей, патентных заявок и регуляторных досье соглашение о неразглашении часто нужно до того, как мы вообще увидим документ, — это нормальная практика, и мы подписываем NDA быстро.
Пишете на почту или через форму на /kontakty, что перед оценкой документа нужен NDA.
В течение часа высылаем типовой NDA по российскому праву; готовы подписать и вашу форму соглашения.
Соглашение подписывается электронно — сканом с подписью и печатью или через сервис ЭДО, если вы им пользуетесь.
Документ передаётся закреплённому инженеру, и работа стартует в тот же день, без ожидания следующего цикла.
Это особенно важно для патентных заявок, где утечка формулы изобретения до даты подачи может лишить её новизны, для регуляторных досье в медтехе, где состав и данные испытаний — прямая коммерческая тайна, и для промышленной документации предприятий с ограниченным доступом. Мы не оформляем допуск к государственной тайне (см. вопрос ниже), но для коммерческой конфиденциальности такого уровня NDA подписывается всегда, без исключений и до начала работы над документом.
152-ФЗ и обработка персональных данных
152-ФЗ регулирует не только паспортные данные ваших клиентов — он затрагивает и обычный корпоративный документооборот: в чертеже может быть ФИО разработчика в штампе, в регистрационном досье — данные пациентов клинического исследования, в переписке по заказу — контакты ваших сотрудников. Как оператор персональных данных, зарегистрированный в реестре Роскомнадзора, мы обрабатываем такие сведения на законном основании — по договору оказания услуг с вашей компанией, без отдельного согласия каждого упомянутого в документе физлица, если это не требуется характером самого документа. Например, для персональных данных пациентов в клинических протоколах согласие оформляется отдельно и заранее — мы в этом случае работаем строго по вашим инструкциям и не выходим за их рамки.
- Подрядчик обязан соблюдать те же требования к защите персональных данных, что и вы сами, — работа ведётся в российской юрисдикции, а не «в серую» из-за рубежа.
- Действует принцип минимизации: мы не запрашиваем у вас персональные данные, которые не нужны непосредственно для перевода документа.
- Применяются организационные и технические меры защиты — разграничение доступа, шифрование, журналирование действий с файлами, — предусмотренные ст. 19 152-ФЗ и постановлением Правительства № 1119 для соответствующего уровня защищённости.
Частые вопросы
Отправляете ли вы наши документы в зарубежные AI-сервисы?
Нет — не в виде «вставить в бесплатный чат и получить ответ». Для AI-черновика используются модели, доступ к которым мы получаем по корпоративному API-контракту без сохранения текста на стороне поставщика и без использования его для дообучения; финальный текст в любом случае проверяет инженер. Если для вашего документа это принципиально, AI-этап можно исключить полностью и получить перевод только силами инженеров-переводчиков — обсудите это при оформлении заказа.
Что происходит с файлами после сдачи заказа?
Файлы и черновики хранятся 90 дней после подтверждения приёмки — на случай, если понадобятся уточняющие правки или повторная выгрузка, — а затем удаляются безвозвратно. Если нужен более короткий срок хранения или удаление сразу после сдачи, закрепите это отдельным пунктом в NDA — мы выполняем такие условия.
Можно ли заключить NDA до того, как мы увидим документ?
Да, и мы рекомендуем именно так поступать с чертежами, патентными заявками и регуляторными досье. Просто сообщите об этом при первом обращении — вышлем типовой NDA или подпишем вашу форму, и только после подписания попросим прислать файл на оценку объёма и стоимости.
Храните ли вы историю переводов для памяти переводов — не противоречит ли это удалению данных?
Память переводов (TM) — отдельная, опциональная опция, а не обязательная часть заказа. По умолчанию мы предлагаем вести её клиентам, которым важна согласованность терминологии между документами, но вы можете отказаться, и тогда сегменты не сохраняются. Если TM ведётся, в неё попадают только пары «оригинал — перевод», без сопроводительных метаданных о заказе, доступ к базе есть исключительно у вашей команды переводчиков и редакторов, а по запросу мы полностью очищаем накопленную память переводов.
Работаете ли вы с гостайной или документами с грифом?
Нет. Мы обеспечиваем высокий уровень коммерческой конфиденциальности — NDA, российские серверы, ограниченный доступ, — но у компании нет лицензии на работу со сведениями, составляющими государственную тайну, и допуска соответствующего уровня. Если документ имеет гриф секретности, перевод должен выполняться организацией с профильной лицензией ФСБ/ФСТЭК; мы честно скажем об этом на этапе оценки, а не возьмём заказ, который не можем обработать по правилам.
Расскажите, какой документ нужно перевести, — вышлем типовой NDA и ответим на вопросы про хранение данных ещё до того, как вы что-либо загрузите.